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每年的七月四日美國獨立紀念日晚宴都是大使館最繁忙的年度盛事,所有的晚宴規劃都要至少需要三個月以上的準備的時間,從會場的遴選、外燴合作夥伴的選擇、募款贊助到邀請名單的草擬,都是一場接著一場的挑戰。

相較於其他國家,在新加坡舉辦大型晚宴容易許多,最主要的是,新加坡有許多活動籌備公司,每一家籌備公司都有豐富的國際大型活動的舉辦經驗,就算是新手來主導活動的舉辦,透過這些合作廠商,很快就可以進入狀況。

相較於去年在金沙酒店停車場的大型晚宴,今年的規模小了許多,從邀請名單總數來看,從7500人降到3000多人,足足少了一半,一來是大使離開,少了活動募款的重要推手,一來則是場地的人數限制。今年在濱海灣花園的宴會廳,就算是兩個宴會廳加起來,總容納人數也不過1500人,當然對我們能夠邀請的人數有很大的限制!

每個國家參加活動的文化都很不一樣,在新加坡,基本上會RSVP的大概是半數的人,而真正出席的人不會超過邀請人數的四成;再來,新加坡人都很準時,如果告訴活動在7點準時開始,多數人六點就會到,還有部分的人會在5點半抵達,尤其是包含了吃吃喝喝的活動,而四成的人會待到晚宴結束前半個小時離開;以我自己的經驗,多數國家都是遲到主義至上,能脫盡量推,很少會有準時結束晚宴的況況,多數都是預計十點結束,真的收尾要在半夜才開始。

Check-in + 安檢,永遠都是活動舉辦的chock point,最容易塞人的地方,但是又偏偏是參加人對活動的第一印象,有時候,活動辦得好與不好,就決定在此。而,各式各樣的自我感覺良好的人,又會認為自己應該享有VIP特權,整個把事情搞得很複雜。

 

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囿於今年場地的限制,只有三個贊助商攤位的空間,可謂是先搶先贏;GOOGLE向來都是最積極的,它們很早就回復要參加,還特別選定了自己的位子。不但如此,還特別訂製了美國獨立紀念日的布景,聽說光這個布景就耗資3000新幣 (約六萬台幣)。GOOGLE的攤位是透過人在平板電腦上畫畫來收集人對於某些物體的解釋和定義.... 非常符合大數據時代的風格!

 

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達美航空,儘管達美航空已經撤出台灣,但卻積極經營東南亞的航班,去年航空公司的攤位是聯合航空,舉辦商務艙來回機票抽獎,聽說是大成功,所以今年達美航空也有同樣的活動,新加坡-夏威夷來回商務艙機票兩張,再加上每個人購買赴美機票的折扣券;聽說聯合航空一直無法決定是否要參展,猶豫半天,最後卻沒有位子了....

 

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另一個大受歡迎的贊助商是寶僑(P&G),推出SKII肌膚年齡檢測活動,這個在亞洲已經很普遍的活動,對老美而言卻是新玩意,負責贊助商的同事在會議上一直表達他對這個活動的擔心,畢竟SKII在亞洲是超大品牌,在美國卻是比較少見的。當然,就像多數的SKII活動一樣,肌膚年齡檢測也是個大成功,不論是當地人還是美國人,都愛得很!

 

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新加坡向來是可口可樂一枝獨秀,近來百事可樂也打算進軍新加坡市場,所以打算捐贈5000包樂事洋芋片,等於是一個人要吃掉5包洋芋片,好不容易說服它們"只"捐贈3000包洋芋片,還是超乎想像;晚宴結束後,飯店的人還告訴我們他有至少20箱的洋芋片要放哪裡.... 先搬回大使館再說吧.... 

另一個廣受歡迎的是Garrett 爆米花,去年是搶破頭,不過今天要把總部遷往香港的Garrett,終於在我們好說歹說之下,捐贈了三大箱的爆米花!!!!

 

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哈雷重型機車,也是美國文化的重頭戲,會場總共展示了兩輛哈雷機車,讓大家拍照!

 

 

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服務機器人,客房服務機器人,告訴機器人你要喝啤酒,他就會先開頭蓋,讓你選擇啤酒,你還可以請他與你共舞.... 現在只在某一個新加坡飯店服務

 

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Krispy Kreme 贊助的1000個迷你甜甜圈向來也是hit,今年除了有最基本的款,再加上象徵美國的紅、藍、白甜甜圈,一樣美味,一樣肥。

 

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記取過去的晚宴經驗,食物可是經過精挑細選,CDA的指示是Elegant American Food.... 經典的美國食物基本上和Elegant是扯不上關係的,我們只能把elegant和fingure food做連結,也要照顧到穆斯林的食物禁忌和素食者的需求,更重要的是,不可以太多流動的醬汁,會讓穿著白色海軍制服的軍人不容易吃。

 

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濱海濱花園 (Gardens By the Bay) 的場地真的是沒話說,當然限制也很多,但是本來就很美的場地,需要額外的裝飾也不需要。尤其是晚上眺望Marina Bay,更是美不勝收,可惜只能用眼睛留下紀念,不容易拍下來!

 

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舉辦活動,很辛苦,卻也很有趣,能夠與許多跨部門的人一起共同工作,遇到問題的時候一起腦力激盪,那種大家齊心為達到每一個目標共同努力的感覺,大概就是支撐我一直喜歡辦活動的支柱吧!

 

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